ARBEITS- UND STEUERRECHTLICHE HINWEISE FÜRS HOLIDAY OFFICE
Rechtliche Aspekte, die beachtet werden sollten, wenn Arbeitnehmende eine Workation machen möchten
Da Workation bzw. Holiday Office ein völlig neues Arbeitsmodell darstellt, lassen sich hierfür bisher nur wenige Informationen finden, wie es sich mit den arbeits- und steuerrechtlichen Bestimmungen beim Arbeiten an einem anderen Ort als dem Büro oder dem Home Office – insbesondere einem Reiseziel im Ausland – verhält. Workation stellt dabei eine Form des mobilen Arbeitens dar.
Welche Informationen es hierzu bereits gibt und über welche Themen man sich als Unternehmen oder Personalabteilung besser informieren sollte, BEVOR die ersten Mitarbeitenden samt Laptop verreisen, haben wir hier für Euch zusammengestellt:
Um Holiday Office nutzen zu können und auf Workation zu gehen, sollte also mobiles Arbeiten vertraglich vereinbart werden – lest hierzu auch den Beitrag „Vorbereitung fürs Holiday Office – Teil 1: Für Unternehmen und Personalabteilungen“.
Im Unterschied zum Home Office, welches bereits gesetzliche Grundlagen in der Arbeitsstättenverordnung (vgl. hierzu auch die Verordnung über Arbeitsstätten) hat, gibt es solche Rahmenbedingungen für das mobile Arbeiten bisher noch nicht.
Es gibt allerdings bereits einen Gesetztesentwurf, der zum aktuellen Zeitpunkt jedoch noch nicht verabschiedet wurde: Entwurf eines Gesetzes zur mobilen Arbeit, Stand: 14.01.2021
Des Weiteren haben Arbeitnehmende aktuell kein Anrecht auf die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
Für den Arbeitgeber bringt es jedoch auch viele Vorteile mit sich.
Lest hierzu unseren Beitrag zu den Vorteilen von Holiday Office für Unternehmen
Achtung!
Folgende Voraussetzungen sind für die Anwendung der folgenden Informationen notwendig:
Der Mitarbeitende, der eine Workation beantragt
- besitzt eine Deutsche Staatsbürgerschaft
- hat seinen Wohnsitz in Deutschland
- erhält Lohn, von einem in Deutschland ansässigem Arbeitgeber
Stimmt eine der genannten Voraussetzung nicht überein, sollte der Fall und eventuell weitere als die genannten Bereiche gesondert betrachtet werden.
Übersicht zu den arbeits-, sozial- und steuerrechtlichen Besonderheiten je nach Reiseziel
(Inland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland)
Achtung!
Folgende Voraussetzungen sind für die Anwendung der folgenden Informationen notwendig:
Der Mitarbeitende, der eine Workation beantragt
- besitzt eine Deutsche Staatsbürgerschaft
- hat seinen Wohnsitz in Deutschland
- erhält Lohn, von einem in Deutschland ansässigem Arbeitgeber
Stimmt eine der genannten Voraussetzung nicht überein, sollte der Fall und eventuell weitere als die genannten Bereiche gesondert betrachtet werden.
Zusatzvereinbarung
Grundlage: Zusatzvereinbarung zu mobilen Arbeiten
Mögliche Inhalte findet Ihr im Beitrag „Vorbereitung fürs Holiday Office – Teil 1: Für Unternehmen und Personalabteilungen“
Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung
Nicht notwendig
Arbeitsrecht
Deutsches Arbeitsrecht
Sozialversicherung
Keine Besonderheiten
Auslands-Krankenversicherung
Nicht notwendig
Lohnsteuer
Deutsches Steuerrecht
Betriebsrat
Soweit die Verlagerung des Tätigkeitsorts ins Ausland auf die Initiative des Arbeitnehmers zurückgeht, stellen die damit verbundene Änderung des Arbeitsorts sowie der Arbeitsumstände mangels Zuweisung durch den Arbeitgeber selbst bei längerer Dauer keine nach §§ 99 Abs. 1, 95 Abs. 3 BetrVG mitbestimmungspflichtige Versetzung dar.
Je nach Ausgestaltung sind jedoch die weitergehenden Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 BetrVG zu beachten.
Werden die Arbeitnehmer etwa verpflichtet, ihre Arbeitszeit im Rahmen des mobilen Arbeitens mittels einer bestimmten Software zu erfassen, sind sowohl § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG als auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einschlägig.
Mit dem zeitnah zu erwartenden Inkrafttreten des Betriebsrätemodernisierungsgesetzes und der damit einhergehenden Einführung des neuen § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG werden die Ausgestaltung und Durchführung mobiler Arbeit sodann grundsätzlich mitbestimmungspflichtig. (Quelle 1, II, Hinweisbox)
Zusatzvereinbarung
Zusatzvereinbarung notwendig
Mobiles Arbeiten in der EU begrenzt auf bis zu 25% der insgesamt verrichteten Arbeit im Monat
Hinweis an Mitarbeitende zur rechzeitigen Info an HR um Voraussetzungen zu prüfen und alles einzuleiten
Auch, wenn der Auslandsaufenhalt auf Wunsch des Mitarbeitenden ist, besteht die Möglichkeit einer Entsendung (zeitlich begrenzt auf max. 24 Monate) durch ein Direktionsrecht des Arbeitgebers
⇒ muss über die Lohnabrechnung vorbereitet werden
Einkommen muss weiterhin vom inländischen Arbeitgeber kommen
Achtung!
Art. 12 VO (EG) Nr. 883/2004: eine andere Entsendete Person darf nicht abgelöst werden!
Entsendung gilt nur für 1 Land, für ein weiteres muss eine weitere Entsendung vorbereitet werden
Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung
Da innerhalb der EU die Freizügigkeitsregelung gilt, wird diese nicht benötigt
Arbeitsrecht
Wenn unter 4 Wochen:
kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf
Wenn mehr als 4 Wochen:
Rechtswahlvereinbarung (individuell) oder Betriebsvereinbarung (kollektiv)
⇒ Festlegung, des Arbeitgebers, dass auch bei mobilen Arbeiten im Ausland das deutsche Arbeitsrecht gilt. (Quelle 6, Absatz 3)
Bei günstigeren Regelungen für den Arbeitnehmer (z.B. Mindestlohn, Höchstarbeitszeit, Arbeitsschutz) im Ausland, hat der Arbeitgeber allerdings keine Möglichkeit zum Ausschluss
⇒ Hier also in jedem Fall Einzelfall-Prüfung des ausländischen Arbeitsrechts
Sozialversicherung
Regelungen der VO (EG) Nr. 883/2004 gelten
Generell gilt: Wenn der Wohnsitz in Deutschland ist und ein wesentlicher Teil der Tätigkeit weiter in Deutschland stattfindet (mindestens 25% der insgesamt verrichteten Arbeit im Monat), bleibt die deutsche Sozialversicherung bestehen. (Quelle: 4, S. 4, Vorletzter Fall)
Bei vorübergehender Tätigkeit (Zeitraum bis 12 Monate):
A1 Bescheinigung im Vorfeld (andere Regelungen je Land, Einzelfallprüfungen) bei der Krankenkasse des Mitarbeitenden vorbereiten lassen als Nachweis (Quelle: 3, Absatz 1)
Wenn die A1-Bescheinigung selbst bei der Abreise noch nicht vorliegt, dem Mitarbeitenden unbedingt eine Kopie des Antrags mitgeben.
Auslands-Krankenversicherung
Zusätzliche Auslandskrankenversicherung sinnvoll, da nicht alle Kosten von der deutschen Versicherung übernommen werden (z.B. Transport in den Wohnstaat nach einem Unfall)
Hinweis zum Abschluss und den Kosten (auf die des Mitarbeitenden oder Übernahme durch Unternehmen?) in die Zusatzvereinbarung aufnehmen
Lohnsteuer
Doppelbesteuerungsabkommen gilt, jedoch meistens mit 183-Tage-Regel:
Wenn der Mitarbeitende weniger als 183 Tage in einem anderem Land lebt und arbeitet, bleibt er in Deutschland steuerpflichtig
Betriebsrat
Soweit die Verlagerung des Tätigkeitsorts ins Ausland auf die Initiative des Arbeitnehmers zurückgeht, stellen die damit verbundene Änderung des Arbeitsorts sowie der Arbeitsumstände mangels Zuweisung durch den Arbeitgeber selbst bei längerer Dauer keine nach §§ 99 Abs. 1, 95 Abs. 3 BetrVG mitbestimmungspflichtige Versetzung dar.
Je nach Ausgestaltung sind jedoch die weitergehenden Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 BetrVG zu beachten.
Werden die Arbeitnehmer etwa verpflichtet, ihre Arbeitszeit im Rahmen des mobilen Arbeitens mittels einer bestimmten Software zu erfassen, sind sowohl § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG als auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einschlägig.
Mit dem zeitnah zu erwartenden Inkrafttreten des Betriebsrätemodernisierungsgesetzes und der damit einhergehenden Einführung des neuen § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG werden die Ausgestaltung und Durchführung mobiler Arbeit sodann grundsätzlich mitbestimmungspflichtig. (Quelle 1, II, Hinweisbox)
Sonstige Tipps
Rechtzeitige Einzelfallprüfung, um Voraussetzungen mit Krankenkasse und Steuerbüro zu klären und somit Nachzahlungen zu vermeiden.
Kontakt zu DVKA oder dem zuständigen Spitzenverband Bund der Krankenkassen aufnehmen (kostenfreie Beratung).
Zusatzvereinbarung
Zusatzvereinbarung notwendig
Komplizierter und teilweise nur mit Entsendung (zeitlich begrenzt) möglich
Hinweis an Mitarbeitende zur rechzeitigen Info an HR um Voraussetzungen zu prüfen und alles einzuleiten
Auch, wenn der Auslandsaufenhalt auf Wunsch des Mitarbeitenden ist, besteht die Möglichkeit einer Entsendung (zeitlich begrenzt auf max. 24 Monate) durch ein Direktionsrecht des Arbeitgebers
⇒ muss über die Lohnabrechnung vorbereitet werden
Einkommen muss weiterhin vom inländischen Arbeitgeber kommen
Achtung!
Art. 12 VO (EG) Nr. 883/2004: eine andere Entsendete Person darf nicht abgelöst werden!
Entsendung gilt nur für 1 Land, für ein weiteres muss eine weitere Entsendung vorbereitet werden
Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung
Bei geplanten Auslandstätigkeiten in einem Drittstaat außerhalb der EU ist in der Regel ein entsprechender Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis Zulässigkeitsvoraussetzung für die Ausübung einer beruflichen Tätigkeit. (Quelle 1, IV. 2. Hinweis)
Arbeitsrecht
Wenn unter 4 Wochen:
kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf
Wenn mehr als 4 Wochen:
Rechtswahlvereinbarung (individuell) oder Betriebsvereinbarung (kollektiv)
⇒ Festlegung, des Arbeitgebers, dass auch bei mobilen Arbeiten im Ausland das deutsche Arbeitsrecht gilt. (Quelle 6, Absatz 3)
Bei günstigeren Regelungen für den Arbeitnehmer (z.B. Mindestlohn, Höchstarbeitszeit, Arbeitsschutz) im Ausland, hat der Arbeitgeber allerdings keine Möglichkeit zum Ausschluss
⇒ Hier also in jedem Fall Einzelfall-Prüfung des ausländischen Arbeitsrechts
Sozialversicherung
Bei einer Entsendung weiterhin deutsches Sozialversicherung § 4 SGB IV möglich
Mit einigen Staaten gibt es Sozialversicherungsabkommen (unterschiedliche Regelunge, auch zur Höchstdauer, teilweise auch nicht alle Sozialversicherungszweige erfasst)
Meist Beschäftigungslandprinzip: mit Aufnahme einer Beschäftigung muss nach Landesrecht geprüft werden, ob sozialversicherungsrechtliche Pflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu erfüllen sind und wenn ja, welche (Quelle 2, Rz. 276)
Wenn kein Abkommen: Sozialversicherungsregelungen beider Staaten können Anwendung finden (Quelle 2, Zusammenfassung)
Bescheinigung von Krankenkasse vorbereiten lassen.
In manchen Staaten gibt es kein Sozialversicherungsabkommen: hier besteht Möglichkeit zur doppelten Sozialversicherungspflicht
⇒ Bei der Krankenkasse des Mitarbeitenden kann hier versucht werden, eine sogenannte Ausstrahlung zu erhalten (um doppelte Sozialversicherungspflicht zu umgehen)
Auslands-Krankenversicherung
Zusätzliche Auslandskrankenversicherung sinnvoll, da nicht alle Kosten von der deutschen Versicherung übernommen werden (z.B. Transport in den Wohnstaat nach einem Unfall)
Hinweis zum Abschluss und den Kosten (auf die des Mitarbeitenden oder Übernahme durch Unternehmen?) in die Zusatzvereinbarung aufnehmen
Lohnsteuer
Doppelbesteuerungsabkommen gilt, jedoch meistens mit 183-Tage-Regel:
Wenn der Mitarbeitende weniger als 183 Tage in einem anderem Land lebt und arbeitet, bleibt er in Deutschland steuerpflichtig
Betriebsrat
Soweit die Verlagerung des Tätigkeitsorts ins Ausland auf die Initiative des Arbeitnehmers zurückgeht, stellen die damit verbundene Änderung des Arbeitsorts sowie der Arbeitsumstände mangels Zuweisung durch den Arbeitgeber selbst bei längerer Dauer keine nach §§ 99 Abs. 1, 95 Abs. 3 BetrVG mitbestimmungspflichtige Versetzung dar.
Je nach Ausgestaltung sind jedoch die weitergehenden Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 BetrVG zu beachten.
Werden die Arbeitnehmer etwa verpflichtet, ihre Arbeitszeit im Rahmen des mobilen Arbeitens mittels einer bestimmten Software zu erfassen, sind sowohl § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG als auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einschlägig.
Mit dem zeitnah zu erwartenden Inkrafttreten des Betriebsrätemodernisierungsgesetzes und der damit einhergehenden Einführung des neuen § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG werden die Ausgestaltung und Durchführung mobiler Arbeit sodann grundsätzlich mitbestimmungspflichtig. (Quelle 1, II, Hinweisbox)
Sonstige Tipps
Rechtzeitige Einzelfallprüfung, um Voraussetzungen mit Krankenkasse und Steuerbüro zu klären und somit Nachzahlungen zu vermeiden.
Kontakt zu DVKA oder dem zuständigen Spitzenverband Bund der Krankenkassen aufnehmen (kostenfreie Beratung).
Inland
EU-Ausland
inkl. Schweiz, Liechtenstein,Island und Norwegen
Nicht-EU-Ausland
Grundlage: Zusatzvereinbarung zu mobilen Arbeiten
Mögliche Inhalte findet Ihr im Beitrag „Vorbereitung fürs Holiday Office – Teil 1: Für Unternehmen und Personalabteilungen“
Zusatzvereinbarung notwendig
Mobiles Arbeiten in der EU begrenzt auf bis zu 25% der insgesamt verrichteten Arbeit im Monat
Hinweis an Mitarbeitende zur rechzeitigen Info an HR um Voraussetzungen zu prüfen und alles einzuleiten
Auch, wenn der Auslandsaufenhalt auf Wunsch des Mitarbeitenden ist, besteht die Möglichkeit einer Entsendung (zeitlich begrenzt auf max. 24 Monate) durch ein Direktionsrecht des Arbeitgebers
⇒ muss über die Lohnabrechnung vorbereitet werden
Einkommen muss weiterhin vom inländischen Arbeitgeber kommen
Achtung!
Art. 12 VO (EG) Nr. 883/2004: eine andere Entsendete Person darf nicht abgelöst werden!
Entsendung gilt nur für 1 Land, für ein weiteres muss eine weitere Entsendung vorbereitet werden
Zusatzvereinbarung notwendig
Komplizierter und teilweise nur mit Entsendung (zeitlich begrenzt) möglich
Hinweis an Mitarbeitende zur rechzeitigen Info an HR um Voraussetzungen zu prüfen und alles einzuleiten
Auch, wenn der Auslandsaufenhalt auf Wunsch des Mitarbeitenden ist, besteht die Möglichkeit einer Entsendung (zeitlich begrenzt auf max. 24 Monate) durch ein Direktionsrecht des Arbeitgebers
⇒ muss über die Lohnabrechnung vorbereitet werden
Einkommen muss weiterhin vom inländischen Arbeitgeber kommen
Achtung!
Art. 12 VO (EG) Nr. 883/2004: eine andere Entsendete Person darf nicht abgelöst werden!
Entsendung gilt nur für 1 Land, für ein weiteres muss eine weitere Entsendung vorbereitet werden
Nicht notwendig
Da innerhalb der EU die Freizügigkeitsregelung gilt, wird diese nicht benötigt
Bei geplanten Auslandstätigkeiten in einem Drittstaat außerhalb der EU ist in der Regel ein entsprechender Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis Zulässigkeitsvoraussetzung für die Ausübung einer beruflichen Tätigkeit. (Quelle 1, IV. 2. Hinweis)
Deutsches Arbeitsrecht
Wenn unter 4 Wochen:
kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf
Wenn mehr als 4 Wochen:
Rechtswahlvereinbarung (individuell) oder Betriebsvereinbarung (kollektiv)
⇒ Festlegung, des Arbeitgebers, dass auch bei mobilen Arbeiten im Ausland das deutsche Arbeitsrecht gilt. (Quelle 6, Absatz 3)
Bei günstigeren Regelungen für den Arbeitnehmer (z.B. Mindestlohn, Höchstarbeitszeit, Arbeitsschutz) im Ausland, hat der Arbeitgeber allerdings keine Möglichkeit zum Ausschluss
⇒ Hier also in jedem Fall Einzelfall-Prüfung des ausländischen Arbeitsrechts
Keine Besonderheiten
Regelungen der VO (EG) Nr. 883/2004 gelten
Generell gilt: Wenn der Wohnsitz in Deutschland ist und ein wesentlicher Teil der Tätigkeit weiter in Deutschland stattfindet (mindestens 25% der insgesamt verrichteten Arbeit im Monat), bleibt die deutsche Sozialversicherung bestehen. (Quelle: 4, S. 4, Vorletzter Fall)
Bei vorübergehender Tätigkeit (Zeitraum bis 12 Monate):
A1 Bescheinigung im Vorfeld (andere Regelungen je Land, Einzelfallprüfungen) bei der Krankenkasse des Mitarbeitenden vorbereiten lassen als Nachweis (Quelle: 3, Absatz 1)
Wenn die A1-Bescheinigung selbst bei der Abreise noch nicht vorliegt, dem Mitarbeitenden unbedingt eine Kopie des Antrags mitgeben.
Bei einer Entsendung weiterhin deutsches Sozialversicherung § 4 SGB IV möglich
Mit einigen Staaten gibt es Sozialversicherungsabkommen (unterschiedliche Regelunge, auch zur Höchstdauer, teilweise auch nicht alle Sozialversicherungszweige erfasst)
Meist Beschäftigungslandprinzip: mit Aufnahme einer Beschäftigung muss nach Landesrecht geprüft werden, ob sozialversicherungsrechtliche Pflichten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu erfüllen sind und wenn ja, welche (Quelle 2, Rz. 276)
Wenn kein Abkommen: Sozialversicherungsregelungen beider Staaten können Anwendung finden (Quelle 2, Zusammenfassung)
Bescheinigung von Krankenkasse vorbereiten lassen.
In manchen Staaten gibt es kein Sozialversicherungsabkommen: hier besteht Möglichkeit zur doppelten Sozialversicherungspflicht
⇒ Bei der Krankenkasse des Mitarbeitenden kann hier versucht werden, eine sogenannte Ausstrahlung zu erhalten (um doppelte Sozialversicherungspflicht zu umgehen)
Nicht notwendig
Zusätzliche Auslandskrankenversicherung sinnvoll, da nicht alle Kosten von der deutschen Versicherung übernommen werden (z.B. Transport in den Wohnstaat nach einem Unfall)
Hinweis zum Abschluss und den Kosten (auf die des Mitarbeitenden oder Übernahme durch Unternehmen?) in die Zusatzvereinbarung aufnehmen
Deutsches Steuerrecht
Doppelbesteuerungsabkommen gilt, jedoch meistens mit 183-Tage-Regel:
Wenn der Mitarbeitende weniger als 183 Tage in einem anderem Land lebt und arbeitet, bleibt er in Deutschland steuerpflichtig
Soweit die Verlagerung des Tätigkeitsorts ins Ausland auf die Initiative des Arbeitnehmers zurückgeht, stellen die damit verbundene Änderung des Arbeitsorts sowie der Arbeitsumstände mangels Zuweisung durch den Arbeitgeber selbst bei längerer Dauer keine nach §§ 99 Abs. 1, 95 Abs. 3 BetrVG mitbestimmungspflichtige Versetzung dar.
Je nach Ausgestaltung sind jedoch die weitergehenden Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 BetrVG zu beachten.
Werden die Arbeitnehmer etwa verpflichtet, ihre Arbeitszeit im Rahmen des mobilen Arbeitens mittels einer bestimmten Software zu erfassen, sind sowohl § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG als auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einschlägig.
Mit dem zeitnah zu erwartenden Inkrafttreten des Betriebsrätemodernisierungsgesetzes und der damit einhergehenden Einführung des neuen § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG werden die Ausgestaltung und Durchführung mobiler Arbeit sodann grundsätzlich mitbestimmungspflichtig. (Quelle 1, II, Hinweisbox)
Keine
Rechtzeitige Einzelfallprüfung, um Voraussetzungen mit Krankenkasse und Steuerbüro zu klären und somit Nachzahlungen zu vermeiden.
Kontakt zu DVKA oder dem zuständigen Spitzenverband Bund der Krankenkassen aufnehmen (kostenfreie Beratung).
Achtung!
Sofern eine Vielzahl der Beschäftigten regelmäßig im Ausland arbeitet, können Behörden vor Ort auf die Idee kommen, es handele sich hierbei um eine Betriebsstätte des Unternehmens.
Dies wiederum hätte zur Folge, dass die dieser Betriebsstätte zuzuordnenden Gewinne der Besteuerung im jeweiligen Staat unterlägen. (Quelle 1, IV., 2.)
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