VORBEREITUNG FÜRS HOLIDAY OFFICE - TEIL 1
Was Unternehmen und HR-Abteilungen bei der Planung einer Workation beachten sollten
Teil 1: Was Unternehmen und HR-Abteilungen bei der Planung einer Workation beachten sollten
Teil 2: Was reisende Arbeitnehmer:innen bei der Planung einer Workation beachten sollten
Auch wenn viele Firmen mittlerweile ihre Teams recht flexibel im Home Office arbeiten lassen und es so scheint, als könne man einfach den Laptop unter den Arm klemmen und damit an einen fernen Ort fahren – so einfach ist das ganze mit dem Holiday Office dann leider doch nicht…
Was dabei von HR-Manager:innen und Führungskräften beachtet werden sollte, findet ihr im Folgenden.
Inhaltsverzeichnis
Da Workation ein komplett neues Konzept darstellt und somit auch neue Prozesse benötigt, wirkt der dadurch entstehende hohe administrative Aufwand für die Personalverantwortlichen in Unternehmen verständlicherweise zunächst abschreckend.
Bis alles Workflows und Richtlinien stehen, dauert es – auch da es für Holiday Office im Gegensatz zur Arbeit im Home Office aktuell noch keine allgemeingültigen gesetzlichen Regelungen gibt und die Unternehmen individuelle Rahmen unter Berücksichtigung der steuer-, sozial- sowie arbeitsrechtlichen Bestimmungen schaffen müssen.
Sich diesem Aufwand frühzeitig anzunehmen, kann jedoch auch einen großartigen Vorteil im War for Talents darstellen, den man sich zu Nutzen machen kann, indem man Holiday Office als Corporate Benefit als einer der ersten Unternehmen anbieten kann.
Folgende Schritte und Fragestellungen können bei der ersten Betrachtung sowie der gedanklichen Vorbereitung der Rahmenbedingungen und Etablierung von Prozessen hilfreich sein:
Feststellung des Bedarfs
Gab bzw. gibt es bereits Anfragen?
Nutzen von Holiday Office
Welche Vorteile bringt uns die Einführung von Workation?
(vgl. Neue Arbeitswelt und Holiday Office – Teil 3: Vorteile für Unternehmen)
Status Quo mobile Arbeit
Welche unserer Mitarbeitenden können ihre Arbeit theoretisch bereits örtlich und zeitlich flexibel ausführen?
Arbeitszeiterfassung
Kann die Arbeitszeit ortsungebunden und zeitlich flexibel erfasst werden?
Wenn nicht, lohnt es sich ein neues System dafür zu implementieren?
Falls ja, welches?Hier findet Ihr Beispiele von Lösungen zur Erfassung der Arbeitszeit.
Technische Ausstattung
Ist unser Team bereits mit den technischen Mitteln (z.B. Laptop sowie Diensthandy mit ausreichend Datenvolumen für den Notfall) zur mobilen Arbeit ausgestattet?
Hierfür auch die IT-Abteilung rechtzeitig einbeziehen, auch z.B. bei der Einrichtung eines Fernzugriffs und eines VPN
Arbeitssicherheit
Wie kann die Arbeitssicherheit außerhalb des Büros gewährleistet werden?
Hierzu sollte eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Die zuständige Berufsgenossenschaft kann hierbei ggfs. helfen.
Genehmigungsprozess
Wie soll der Genehmigungsprozess bei uns ablaufen?
(z.B. zuerst Genehmigung durch die direkte Führungskraft, danach Beantragung bei HR)Arbeitsplatz-Modell
Sollen jedem Mitarbeitenden vor Ort weiterhin feste betriebliche Arbeitsplätze zur Verfügung stehen oder wird ein Shared-Desk-Modell mit entsprechenden Planungstools eingeführt?
Entsendungs-Option
Stimmen wir als Arbeitgeber dem mobilen Arbeiten im Ausland grundsätzlich zu, so dass wir die Workation als Entsendung behandeln können?
Dadurch teilweise einfachere Abwicklung im Bezug auf die sozialversicherungsrechtliche Behandlung (lest hierzu auch den Beitrag zum Thema „Arbeits- und Steuerrechtliche Hinweise fürs Holiday Office“)
Prüfung der Anfrage
Individuelles Anliegen und die Voraussetzungen prüfen
Beachtet hierzu die Besonderheiten für Workation in Deutschland/EU/Nicht-EU im Beitrag zum Thema „Arbeits- und Steuerrechtliche Hinweise fürs Holiday Office“
- Wo soll die Workation stattfinden (Deutschland, EU, Nicht-EU)?
- Verbringt der Arbeitnehmende mindestens 25% seiner Arbeitsleistung im Monat im Wohnmitgliedsstaat, also Deutschland?
- Kann die Workation als Entsendung gelten?
Erstellung einer Übersicht
Erstellung einer Gesamt-Team-Übersicht zum Tracken von Anwesenheitstagen im Ausland (unterteilt nach EU und Nicht-EU), da hier eine maximale Dauer pro Monat nicht überschritten werden sollte
Richtlinie für mobiles Arbeiten & Workation
Bei einer grundlegenden Einführung von mobilen Arbeiten und der Erlaubnis diese mit einer Reise zu verbinden, kann es hilfreich sein, eine allgemeingültige Holiday Office Richtlinie zu verfassen, wie es Ähnliche bereits für die Arbeit im Home Office gibt, und diese dem Team und auch neuen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.
Solche Richtlinien dienen dazu, Klarheit zu schaffen und alle Beteiligten sensibel für mögliche Probleme in der digitalen Zusammenarbeit zu machen.
Außerdem soll das Verständnis im Team gestärkt werden, dass alle darin niedergeschriebenen notwendigen Vorgaben eingehalten werden müssen, damit die neue Arbeitsweise keine negativen Folgen für die Mitarbeitenden oder das Unternehmen hat und somit alle gleichermaßen von der Flexibilität profitieren können.
Mögliche Inhalte für diese können bspw. sein:
Die Machbarkeit und genaue Formulierung sollten unbedingt arbeitsrechtlich geprüft werden
- Regelung, ob die Workation nur in Deutschland oder auch im Ausland stattfinden darf
Auch, ob nur EU oder auch Nicht-EU - Regelung zur maximalen Dauer des Einsatzes
Sowohl im Bezug auf die Dauer einer einzelnen Workation als auch der Gesamt-Anteil im Jahr,
unterteilt in EU- und Nicht-EU-Ausland - Regelung zur Verteilung der Arbeitszeit am Holiday Office Ort
Wann ist Arbeitszeit, wann ist Freizeit?
Sollen konkrete Tage/Zeiten/Verteilungen festgelegt werden oder ist eine flexible Gestaltung nach Bedarf möglich? - Verpflichtung der Mitarbeitenden zur Einhaltung der Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)
- Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeiten und ggfs. Regelungen dazu, ob Gleitzeitguthaben im Holiday Office aufgebaut werden kann
- Regelung zur Erreichbarkeit
Wie wird die Erreichbarkeit gesichert? Bspw. über ein Diensthandy?
Welche Zeiten sind verpflichtend für die Erreichbarkeit?
Muss eine Rufumleitung vorgenommen werden? - Zustimmung zur Ermöglichung eines regelmäßigen Status-Updates mit der jeweiligen Führungskraft
Frequenz, Tage, Uhrzeit im Vorfeld festlegen? - Ausschluss der Vergütung von Wegezeiten zur frei gewählten (ausländischen) Tätigkeitsstätte und zurück (ggfs. auch wenn eine frühzeitige Rückkehr aufgrund von Störungen der technischen Infrastruktur notwendig ist)
- Einigung über den spätesten Zeitpunkt, in dem eine Workation mit der Führungskraft abgesprochen und bei der Personalabteilung beantragt werden muss, damit diese eine Zusatzvereinbarung mit dem Mitarbeitenden schließen und alle weiteren Schritte einleiten kann
- Gültigkeitsdauer der Zusatzvereinbarung und Verlängerungsmöglichkeiten (nach Einvernehmen der Führungskraft)
- Vereinbarung einer möglichen Probezeit der Maßnahme
Achtung! Planungssicherheit des Arbeitnehmenden – gerade bei Reisen und dem damit verbundenen Aufwand – nicht außer Acht lassen.
Am besten im Voraus festlegen, welche Gründe vorliegen müssen, damit die Führungskraft die Maßnahme abbrechen kann. - Hinweise auf die Aushändigung von technischen Mitteln für mobiles Arbeiten sowie datenschutzrechtliche Vorgaben bei der Verwendung dieser außerhalb des Büros sowie die Rückgabe dieser bei Rückkehr (evtl. auch Hinweis, dass die Nutzung privater IT-Endgeräte ausgeschlossen wird)
- Regelungen oder Ausschluss der Kostenbeteiligung für sonstige Aufwendungen, die mit mobiler Arbeit anfallen (z.B. Mietkosten, Reinigungskosten, Internetkosten, Energiekosten)
- Versicherung des Mitarbeitenden, dass die Arbeitsstätte am Urlaubsort für die Erbringung der Arbeitsleistung geeignet ist und den Anforderungen der Betriebsstättenverordnung sowie der Bildschirmarbeitsverordnung entspricht
- Einhaltung der Vorschriften zum Daten-, Arbeits- und Gesundheitsschutz (ggfs. Hinweis, wer Datenschutzbeauftragte/r, Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt ist, mit denen diese Regelungen im Einzelfall geklärt werden können)
- Regelungen dazu, wie sich Mitarbeitende zu verhalten haben, wenn die vertragliche Arbeitsleistung aufgrund von Störungen in der technischen Infrastruktur nicht fortgeführt werden kann
- Einwilligung des Mitarbeitenden, dass er selbst die Kosten für eine Auslandsversicherung, falls notwendig, trägt
- Hinweis, dass der bisherige arbeitsvertragliche und gesetzliche Status unverändert bleibt
- Widerrufsklausel, also Zusatz, dass die Vereinbarung vom Arbeitgeber jederzeit widerrufen werden kann
Vertragliche Zusatzvereinbarung
Zusätzlich die Erstellung eines Entwurfs für eine entsprechende vertragliche Zusatzvereinbarung für die einzelnen Mitarbeitenden, in der nochmal alle relevanten Rahmenbedingungen niedergeschrieben und unterzeichnet werden
Achtung! Eine Home Office-Regelung genügt für mobiles Arbeiten nicht (lest hier, worin die Unterschiede liegen)
Außerdem sollte der Entwurf, sowie die Machbarkeit und die Formulierungen unbedingt arbeitsrechtlich geprüft werden
Eine weitere wichtige Aufgabe der HR-Abteilung sollte neben der Entwicklung der administrativen Strukturen und Prozesse auch die Schaffung von digitalen Formaten sein, welche dazu beitragen, die Bindung im Team trotz räumlicher Distanz zu stärken und damit eine positive Unternehmenskultur zu schaffen bzw. aufrecht zu erhalten.
Denkbar wären hier zum Beispiel gemeinsame virtuelle Mittagessen und Team-Frühstücke oder Remote-Teamevents (viele Ideen und Anbieter hierfür findet Ihr über eine einfache Google-Suche).
Auch die Führungskräfte müssen darauf vorbereitet werden, wenn einzelne Mitarbeitende oder ganze Teams in Workation gehen.
Um den New Leadership Anforderungen nachzukommen (lest hierzu auch unseren Beitrag zu den Herausforderungen beim mobilen Arbeiten auf Führungsebene), muss ein stabiler Informationsaustausch zwischen der Führungskraft und den ihr zugeordneten Arbeitnehmenden sichergestellt werden, um die Motivation sowie die Arbeitsergebnisse und auch die allgemeine Stimmung der/des Jeweiligen einzufangen.
Hierfür bieten sich vor allem regelmäßige Einzel-Gespräche per Videocall an, in denen Fortschritte besprochen und Feedback eingeholt werden kann (eine Übersicht möglicher Lösungen dafür, findet Ihr hier).
Auch regelmäßige Gruppen-Calls sollten initiiert werden, um die interne Kommunikation zu fördern und damit Zusammenarbeit im Team trotz der örtlichen Distanz sicherzustellen.
Rechtsausschluss
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